1.125 Gästeanrufe in sechs Monaten von Lena übernommen.
Wie der Telefon-Agent Lena das vierköpfige Team der OstseeLiebe Ferienhausvermietung bei jedem Andrang auffängt, ohne dass ein Gast unbeantwortet bleibt.
Ostseeliebe vermittelt rund 250 Ferienunterkünfte in Zingst an der Ostseeküste, mit einem vierköpfigen Büroteam. Bei schnellem Gästewechsel treffen Anrufe, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten gleichzeitig ein, dazu Fragen von Eigentümern und Gewerken. Besonders freitags und nach dem Wochenende, zum großen Anreisetag, wurde das Team dem Andrang nicht mehr gerecht, trotz vier Personen im Büro.
„Wir konnten gar nicht so viele Anrufe mehr entgegennehmen und bearbeiten, wie bei uns reinkam. Trotz vier Leuten im Büro.“
Bei Andrang schaltet das Team den Telefon-Agenten Lena zu. Sie nimmt die Anrufe an, erfasst jedes Anliegen und übermittelt dem Team nach jedem Gespräch eine strukturierte E-Mail mit dem Anliegen und einem Rückruf-Hinweis. Lena läuft dabei nicht rund um die Uhr, sondern springt gezielt bei Andrang ein, in den Stoßzeiten und außerhalb der Bürozeiten.
„Wenn wir Mittagspause machen, stellen wir Lena an und wissen nach 30 Minuten, dass Lena das perfekt gemacht hat. Sie nimmt uns den Druck raus.“
Anfangs war das Team skeptisch, ein Computer am Telefon, was soll das bringen. Heute freuen sie sich, dass sie Lena anschalten können, sobald das Anrufaufkommen steigt.
„Die Skepsis war, dass sie zu robotisch rüberkommt. Das war überhaupt nicht der Fall, sie war nett und höflich. Jeder nimmt Lena einfach an.“
„Lena entlastet unseren Arbeitsalltag einfach enorm. Egal zu welcher Uhrzeit man anruft, schreibt oder eine WhatsApp schickt, man bekommt immer eine Antwort. Wir würden es immer wieder tun.“
Der Entlastungs-Partner für Fewo-Agenturen. Spezialisierte Agents, die Gästekommunikation und Abläufe übernehmen, damit dein Team durchatmet.
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